Bénévolat – Les événements

Le bénévolat événementiel prend plusieurs formes. D’abord, chaque événement a besoin d’un·e organisateurice. Une personne peut prendre cette responsabilité de deux façons : elle peut proposer un événement de son cru au comité Activités, ou elle peut se porter volontaire pour organiser l’une des activités régulières du LAB (soirées de jeux, activi-thés, ateliers 101, etc.). L’organisateurice est responsable de coordonner l’équipe de bénévoles pour son événement, c’est-à-dire de recruter des bénévoles et de répartir les tâches entre elleux, et de fournir l’information nécessaire à la publication de l’événement à l’équipe des communications et du marketing. Le tout se fait sur la plateforme Slack. Il peut aussi arriver qu’un·e organisateurice ait à faire une réservation si l’événement ne se tient pas au local du LAB.

Les besoins en bénévoles pour les événements eux-mêmes dépendent du type d’activité. Voici une liste de fonctions possibles :

• Montage – Aménager et décorer le local avant l’événement.
• Démontage – Remettre le local au neutre et faire un bref ménage (vaisselle, balai, poubelles) après l’événement.
• Accueil – Saluer les personnes qui arrivent, vérifier qu’elles figurent bien sur la liste des participant·e·s et leur faire lire les règlements du LAB et visiter le local si elles sont nouvelles.
• Dungeon monitor (DM) – Veiller au bon déroulement des soirées de jeux : assurer le respect du consentement, intervenir en cas d’enjeu de sécurité, gérer les incidents, faire appliquer les règlements du LAB, etc. (requiert une formation – donnée par le LAB).
• Animation – Animer une discussion ou un atelier.
• Service – Servir le thé, le pop-corn, les collations, etc.
• Achat de produits – Acheter des collations, des boissons, des produits de nettoyage, du papier de toilette, etc.
• Lavage – Laver les draps, les couvertures et les serviettes après l’événement.

Il arrive souvent que les bénévoles assument plusieurs tâches à la fois. Par exemple, la personne qui fait le montage peut aussi s’occuper de l’achat de produits, la personne qui anime un ciné-discussion peut aussi servir le pop-corn, ou la personne qui organise l’événement peut couvrir l’accueil. En règle générale, nous tâchons de ne pas dépasser quatre bénévoles pour les événements sociaux et éducatifs, et sept bénévoles pour les soirées de jeux (le besoin de DM augmentant automatiquement le nombre de bénévoles).

Une personne qui fait du bénévolat pour un événement y assiste gratuitement.